一、任务申报方式和程序

1. 申报方式

教职工通过学校因公临时出国(境)任务申报系统进行申报, 原则上至少提前 2 个月办理。如需提交纸质版材料,请到国际合作与交流处(港澳台办公室)窗口(以下简称“国际处窗口”)。

办公地点:中心校区鼎新楼C 区三楼“吉林大学行政服务中心教师办事大厅”

办公电话:85167130 85167132

办公时间:每周一至周五 8:00-11:00,13:00-16:00

(每周二、周四下午不对外办公)


学院外事专办员:贺爽

办公电话:85168436

办公邮箱:heshuang@jlu.edu.cn 


  系统登陆: 校内网环境下,教职工可直接进入登陆界面(paichu.jlu.edu.cn),如图 1。校外网环境下,教职工须先使用校内邮箱账号,通过网页VPN(webvpn.jlu.edu.cn)登陆校内网后方可找到登陆入口,如图 2。

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图 1 校内网申报系统登陆界面

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图 2 教师VPN 登录界面

注册账号、修改密码及找回密码:首次登陆需要使用身份证 号或护照号进行账号注册,注册后使用账号及对应密码登陆。中 国籍教职工请使用身份证号注册,外籍教职工请使用护照号注册。注册成功后,可修改密码。如忘记密码,可向我处申请重置密码。

2. 申报、审批程序

申报人登录系统,填报相关信息并按要求上传部分附件后提 交任务。任务由出访团组中团长所在单位外事专办员初审通过后, 我处进行该团组出访任务预受理审核。通过后,申报人打印系统 中生成的《教职工因公临时出国(境)审批表》,按要求将相关 附件上传后,再次提交进行正式审批。正式审批阶段一般需 10 个工作日。


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3. 后续其他手续

取得任务批件后,教职工须按要求办理立卷、签证(签注) 等手续,并购买覆盖在外期间的人身意外伤害和医疗保险。

出国/赴港澳任务申办签证(签注)材料交至国际处窗口, 由国际处代为向省外办提交;赴台任务取得任务批件后,自行前往出入境管理部门办理 Y 签注,且须通过邀请方办理《台湾地区入出境许可证》(台湾一般需要 10-15 个工作日)。

教职工须在回国(入境)后 7 天内交回因公证照及对应出入境记录;15 天内,在申报系统中提交出访总结。


二、全套申报材料清单和排列顺序

教职工在进行系统申报时须上传若干附件材料(预受理阶段材料不需签字盖章,正式审批阶段须上传签字盖章后的材料),教职工在任务审批通过后,须提交纸质版的全套附件材料,具体清单和排列顺序如下:

1.因公临时出国/赴港澳

(1)《出访必要性说明》(1 份,签字盖章)

(2)《公示结果》(1 份,签字盖章)

(3)OA 办公网公示网页(1 份)

(4)《教职工因公临时出国(境)审批表》(1 份,签字盖章)

(5)《因公临时出国/赴港澳备案表》(1 份,签字盖章)

(6)外文邀请函复印件和中文翻译件(3 份,邀请方提供的中文邀请函也可)

(7)外文日程复印件和中文翻译件(3 份,无外文日程,邀请方提供的中文日程也可,自拟中文日程须签字盖章)

(8)拟定航班信息(3 份,出访人签字)

(9)身份证复印件(3 份,加水印防止他用)

(10)65 岁以上人员需提交校医院开具的健康检查表(1 份原件、2 份复印件);70 岁以上人员需额外提交在外期间的医疗和意外伤害的保险证明(3 份)

2.因公临时赴台

(1)《出访必要性说明》(1 份,签字盖章)

(2)《公示结果》(1 份,签字盖章)

(3)OA 办公网公示网页(1 份)

(4)《教职工因公临时出国(境)审批表》(1 份,签字盖章)

(5)《赴台人员审查表》(1 份,签字盖章)

(6)外文邀请函复印件和中文翻译件(3 份,邀请方提供的中文邀请函也可)

(7)邀请方简介(3 份)

(8)外文日程复印件和中文翻译件(3 份,无外文日程,邀请方提供的中文日程也可,自拟中文日程须签字盖章)

(9)拟定航班信息(3 份,出访人签字)

(10)身份证复印件(3 份,加水印防止他用)

(11)政治承诺书(1 份,赴台参加国际会议提供)

(12)65 岁以上人员需提交校医院开具的健康检查表(1 份原件、2 份复印件);70 岁以上人员需额外提交在外期间的医疗和意外伤害的保险证明(3 份)

注意:

1.为便于阅读审核,多人团组的各类材料请按统一顺序排列, 如邀请函中名单顺序。

2.材料下载,国际处:http://oic.jlu.edu.cn/cgcj/cyxz.htm;人社处:http://rsgl.jlu.edu.cn/info/1062/1464.htm


三、须签字盖章材料及相关要求

为便于教职工了解相关工作要求,准确高效地联系相关负责人员,确认审批审核事项,特将须签字盖章材料及相关要求整理如下:

1.拟定航班信息,仅须出访人本人签字。

2.自拟中文日程、《出访必要性说明》、《公示结果》

以上 3 项材料,签字盖章要求相同,以出访必要性说明为例, 如下图:


3.《教职工因公临时出国(境)审批表》

在任务由预受理(admin5)审核通过后,系统自动生成该表格,签字盖章要求如下图。



4.《因公临时出国/赴港澳人员备案表》

因公临时出国(赴港澳)任务须提交备案表,请到人社处申领。申领备案表须先填写《<因公临时出国人员备案表>申领表》(简称“申领表”)。申领表相关签字盖章要求如下图:


5.《赴台人员审查表》

因公临时赴台任务须提交审查表,相关签字盖章要求如下图: